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PDCAサイクルを回してダイエットや仕事の能率をアップ!

「PDCAサイクル」って聞いたことありますか?

主に仕事の現場で使われる言葉で、

Plan(計画を立てる)→Do(行動に移す)→Check(評価する、反省する)→Act(改善)の頭文字をとったものです。日本語では、「継続的改善」といいます。

 

 

 

 

 

Plan(計画を立てる)

PDCAサイクルをうまく実行するために最も重要なのは、Plan(計画)の段階です。

このPlanの段階だけは、さらに以下のように細かなステップを踏んで準備すると良いです。

1 テーマ確認

  1. まず何について取り上げるのか、その内容や範囲は明確ですか?
  2. 本当に取り組む必要性はありますか?
  3. 本当に皆から求められているのでしょうか?
  4. 取組むうえでの制約条件はどれくらいありますか(やること、期限、予算など)?

2 現状調査

  1. 現状を正確に把握できていますか?
  2. 関係各所の要望・意見・希望をリストアップしましたか? 関係者から後で文句を言われるようなことはありませんか?

3 原因分析

  1. 原因と結果を正確に特定しましょう。一つとは限りません。
  2. いくつかの原因と現状の結果が見えたら、その因果関係を明らかにしましょう。
  3. 原因と結果の関係は、論理的であなた以外にも納得できるものでしょうか?

4 解決案作成

  1. 解決策は2つ以上用意できますか?
  2. 解決策に、期限は明示されていますか?
  3. 解決策に、何を達成するかが明示されていますか?
  4. 解決策に、どのレベルのことを達成するか明示されていますか?
  5. 解決策ゴールは、無謀すぎませんか?達成可能ですか?
  6. 解決策のゴールは、簡単すぎませんか?
  7. 達成するために必要な段階(ステップ)は明確ですか?
  8. 達成するため各ステップで、やるべきことのリスト化はできていますか。漏れはありませんか?
  9. 関係各所の根回し、事前の確認はできていますか?
  10. 解決のために必要なリソース(金、人、モノ、情報、時間)は確保可能ですか?

5 選択肢選別と目標決定

  1. 選択肢を検討する上で優先順位(重要性と緊急性)はわかっていますか?
  2. 各解決案の論理性(納得できるか)は確認しましたか?
  3. 各解決案の有効性(成果に結びつくか)は確認しましたか?
  4. 各解決案の実行可能性は確認しましたか?
  5. 最終目標と中間目標などを数値化した指標を、必要なだけ設定してありますか?
  6. 状況変化への対処方法を予想できる範囲で想定してますか?
  7. 失敗したときの最悪のリスクを考えましたか?
  8. 失敗したときの撤退、打ち切りの条件を決めましたか?

6 合意形成とマインドセット構築のステップ

  1. 全員が参画して決めるようにしましたか?
  2. 全員で解決案をチェックしましたか?
  3. 目標、必要性を全員が理解できるようにしましたか?
  4. 全員が当事者意識を持てるようにしましたか? 
  5. 全員の合意はできなくとも、理解をしてもらう努力はしましたか?
  6. シンボル・標語の製作、ポスターなどメディアへの告知や盛り上げの工夫は検討しましたか?

Do(実行)→ 3つのチェックポイント

実行することが最も大切です。継続し習慣化することを目指しましょう!

  1. リーダー(責任者)自ら、常にメンバーと報告、連絡、相談(ほうれんそう)を徹底するようにしていますか?
  2. メンバーが情報を共有できる体制ができていますか?
  3. メンバーが実行する事柄は、きちんと個々のメンバーごとにスケジューリングされていますか?

Check(評価)→4つのチェックポイント

評価の前に正確に情報を取得しメンバー全員で共有しましょう。

  1. チェックの日程をあらかじめ適切なタイミングで設定していますか?
  2. 結果についての判断基準は、メンバー全員が理解できるようになっていますか?
  3. あらかじめ定めた目標と現実との差を全員で共有できていますか?
  4. 定期的に記録し保管するしくみは作ってありますか?

Act(改善)→3つのチェックポイント

  1. やるべきことや指標が多い場合は、重要度・緊急度が高いものから手を付けるようにしましたか?
  2. 評価結果について、対策を検討すべき日を最初に決めておきましたか?
  3. 評価結果についてのActを具体的に決めましょう。

順調な場合→計画はいじらずに、そのままDoを継続する。

順調ではない場合…

軽度の不調
 →「Plan」の「解決案作成」へ戻って再検討。

中程度の不調
 →「Plan」の「原因分析または現状調査」へ戻って再検討。

重度の不調
 →撤退・中止の検討。

PDCAサイクルの具体例

ダイエットプラン

チャレンジテーマ

ダイエット

現状

直近の1年間で10Kgも体重が増えた
検診でメタボと判定される

Plan(計画)
概要

 

体重をリバウンドなく落としていく。
健康面も向上させる。

Plan(計画)
数値目標

体重を毎月1kg減量
食事は毎食、茶碗一杯とする
間食はやめる
体脂肪率を30%から20%に落とす
毎朝ジョギングを15分する

Do(実行)

食事は量を厳守できた
間食は週に1回は食べてしまう
ジョギングはしんどくて無理

Act(改善)

翌月からのDOの改善

食事は毎週1回は自由に食べてよいことにストレスをなくす
ジョギングは無理なので、毎日散歩を30分実施する
評価はまた一か月後に行う

仕事能率アップの例

営業の仕事例

チャレンジテーマ 営業成績アップ
現状 営業の部署は10名。目標未達成者が半数
制約条件
  • 半年以内の改善を上司から命令される
  • 新たな研修予算は無し
Plan(計画)概要 半年後に全員が目標を達成できるようにする
Plan(計画)数値目標
  • 既存の客先訪問件数を20%アップ
  • 新規顧客開拓のために電話アポを月に4件とる。
  • 製品勉強会を講師を各社員持ち回りで週一回実施
  • 提案資料を共有化する(50種類)
Do(実行)
  • 毎日の実施結果を壁に張り出す
  • 各自が目標に向かって実施する
  • 勉強会の最後に近況を報告しあう
Check(評価)

一か月後にCheckした結果

  • 既存の客先訪問件数を20%アップは一人を除きクリア
  • 新規顧客開拓は全員がクリア
  • 勉強会は予定が合わず2回しかできず。
  • 資料の共有は10種のみ完了
  • 目標未達成者は3名いた
Act(改善)

翌月からのDOの改善

  • 既存の客先訪問は、確実な契約を取れるよう頻度を増やす。
  • 頻度は過去の成約率から個々が決めて報告する。
  • 勉強会は、前月中に日時を決めておく
  • 資料共有化は期限を決めて来月に終了させる。
  • 評価はまた一か月後に行う

まとめ

今回はPDCAサイクルを回すと、継続的改善につながるというお話でした。

 

 

 

 

 

運動でも仕事でも、PDCAサイクルを回して、継続的改善を意識すると、成果につながりやすいと思いますよ。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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